Dijitalleşme, çalışma hayatında köklü bir dönüşüm sürecini de beraberinde getirmeye devam ediyor. İletişimden belge yönetimine, insan kaynaklarından denetim süreçlerine kadar iş dünyasını yakından ilgilendiren pek çok alanda dijitalleşme hız kazanmaktadır. Bu dönüşüm, işverenler ve çalışanlar açısından verimlilik, hız ve şeffaflık gibi unsurların da önemini artırmaktadır.
Zaman içinde teknolojik gelişmelerin iş yaşamına entegrasyonuyla birlikte, çalışma hayatında kullanılan iletişim ve belge de önemli dönüşümler yaşanmıştır. Bu kapsamda, geleneksel yazılı bildirim yükümlülüğüne alternatif olarak elektronik iletişim yöntemleri de hukuk sistemimize girmeye başlamıştır.
Özellikle dijitalleşmenin hız kazandığı son yıllarda, resmi yazışmaların güvenli ve belgelenebilir şekilde elektronik ortamda yapılabilmesi ihtiyacı doğrultusunda, 4857 sayılı İş Kanunu'nun 109'uncu maddesinde değişikliğe gidilmiştir. Yapılan düzenleme ile birlikte, işverenin işçiye yapacağı bazı bildirimlerin, işçinin yazılı onayının alınması koşuluyla Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi üzerinden gönderilmesine yasal zemin hazırlanmıştır.
KEP, e-posta teknolojik altyapısını kullanan, bununla birlikte e-postanın gönderim ve alımına dair kanıtların oluşturulup saklandığı hukuken geçerli bir e-posta iletim hizmetidir. Posta İdaresi tarafından yönetilen bir sistem olarak KEP, resmi yazışmaların elektronik ortamda mevzuata uygun, uluslararası standartlarda ve teknik olarak güvenli bir şekilde yapılmasına olanak sağlayan bir sistemdir.
İşlemlerin elektronik ortamda yapılmasıyla zaman kazancı, kâğıt ve arşiv kazancı, maliyetin azalması, resmi ve ticari işlemlerin hızlı yapılabilmesi, ticari faaliyetlerin verimli yürütülmesi ve çevrenin korunması gibi faydalar sağlanmaktadır.
***YASAL DÜZENLEME
24 Temmuz 2025 tarihli ve 32965 sayılı Resmî Gazete'de "Türk Parasının Kıymetini Koruma Hakkında Kanun ile Bazı Kanunlarda ve 635 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamede Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun" yayımlanmış bulunmaktadır.
Yayımlanan Kanun ile 4857 sayılı İş Kanunu'nda hüküm altına alınan, bildirimlerin ilgiliye yazılı olarak ve imza karşılığında yapılmasına ilişkin yükümlülük, hükmün yürürlük tarihi olan 24.07.2025 tarihinden itibaren elektronik ortamda yapılarak yerine getirilebilecektir.
Ancak bu düzenlemenin bir istisnası da bulunmaktadır. İş sözleşmelerinin fesih bildirimlerine ilişkin süreç her hâlükârda yazılı olarak yürütülmeye devam edecektir. Ek olarak, KEP sisteminin kullanılmasına ilişkin maliyetler işveren tarafından karşılanmalıdır.
Başvuru için gerekli belgeler, başvuru sahibinin gerçek kişi, tüzel kişi ve diğer tüzel kişi olmasına göre değişkenlik göstermektedir. Başvuru işlemlerinin nasıl yapılacağına ilişkin ayrıntılı bilgilere https://pttkep.gov.tr/online-basvuru/ bağlantısı kullanılarak ulaşılabilmektedir.
***BAŞVURU
Gerçek ve tüzel kişilerin başvurularına ilişkin gerekli belgeler aşağıdaki gibidir:
GERÇEK KİŞİ BAŞVURULARI
-Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan geçerli resmî belge.
-Online olarak gerçekleştirilen Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı -Ön Başvuru Numarası.
***TÜZEL KİŞİ BAŞVURULARI
MERSİS Numarası bulunan tüzel kişiler Online Ön Başvuru sırasında Tüzel Kişi olarak başvurmalıdır.
-Ticaret sicil memurluklarından alınmış, üzerinde tüzel kişiliğin -MERSİS numarası ya da Ticaret sicil numarası bulunan ticaret sicil tasdiknamesinin veya faaliyet belgesinin aslı.
-Noter onaylı imza sirküleri
-Başvuru yapanın kimlik tespiti için Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan resmî belge.
-Başvuruda bulunacak kimse şirketin kanunî temsilcilerinin yetki verdiği kişi ise; şirketin kanuni temsilcileri tarafından imzalanmış ve şirketin kaşesi ile kaşelenmiş Tüzel Kişi Yetkilendirme Belgesi.
-Online olarak gerçekleştirilen Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Ön Başvuru Numarası.
